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就職活動の電話のかけ方、マナー、対応例を紹介

就職活動で電話の対応やマナーも評価に入ります。

ですので電話対応も面接の一環と考えて取り組みましょう!!

逆に考えれば、電話対応や電話でのマナーがよければ評価も上がるということです。

それならばこれを大いに利用しましょう。

最初は緊張してしまうこともあるかもしれませんが、慣れればすらすらと言葉が出てくるようになります。

なれないうちは言いたいことや用件をあらかじめメモしておき、それを確認しながら電話をすることがコツです。

しかし、実は就職活動においてこちらから企業に電話をかけることは少なく、企業からの電話を受けることのほうが多いのです。

ですので、メモを準備していない時でも、いつ電話がかかってきてもいいようにあらかじめ対応方法やマナーを頭に入れておきましょう!!

注意すべき点

①最低限のマナー:名前を名乗る

電話のマナーにおいて一番の基本です。

ちゃんとした言葉遣いとか以前の問題です。

しかし、出来ていない学生が多いのは事実です。

就職活動中に知らない番号や非通知設定から電話がかかってきた時はほとんどの場合が企業からの電話です。

確かに知らない番号や非通知設定から電話がかかってくるとドキッとしてしまう気持ちはあると思いますが、ぐっと我慢してまず「はい、○○です。」と名前を名乗るようにしましょう。

また、こちらからかける時も「すいません、説明会の予約をしたいんですけど…」といきなり用件から入るのではなく、「私、○○大学の○○と申しますが…」と名前を名乗りましょう。

こちらから電話をかける時もかかってきた時も、マナーとしてまずは名前を言うこと心掛けてください。

②電話をかける時間帯に気をつける

企業にはめちゃめちゃ忙しい時間帯が2回あります。

■朝9時~11時ごろ…始業開始後は前日からの引き続きの業務や、その日にやる業務の打ち合わせなどで忙しい
■夜18時~20時ごろ…その日の業務の追い込みや、翌日の業務の打ち合わせなどで忙しい

上記の時間帯は電話をしないようにしましょう。(もちろん、企業からその時間帯に電話するように指定があった場合は別です。)
それと、電話に出れない時間帯があります。

■午後12時~14時ごろ…この時間帯は昼食に出ているので、電話をかけても不在の場合が多い
■夜20時以降…終業時刻なので帰社していることが多いですし、夜分に電話をかけるのはマナーにも反しています
■休日・祝日…当然ですが、休日祝日は休みの場合はほとんどですので不在

つまり、企業に電話をかける時間帯は平日の14時~18時の間がマナーとしても良い時間帯だといえます。

ジャンル別対応例

①電話に出ることが出来ず、こちらからかけなおすパターン

就職活動において、こちらから電話をかけるパターンで一番多いのが、かかってきた電話に学校の授業や他の企業の説明会などで出ることができず、こちらからかけなおすパターンです。

×悪い例

企業:「はい、○○商事です。」
学生:「すいません、電話がかかってきてたんですけど。」
企業:「失礼ですが御社名をいただいてもよろしいでしょうか?」
学生:「あっ、いや…○○大学の○○と申します。」
企業:「あっ、選考を受けられている方ですね。人事担当のほうへお繋ぎいたしますので少々お待ちください。」
学生:「すいません…。」

これはまず最初に名前を名乗らなかったので電話を受けた人が取引先からの電話と間違えたのです。

まずは最初に名前を名乗ってから電話がかかってきていたということを伝えましょう。

「お忙しいところ申し訳ございません」を付け加えるとさらに◎です!

採用担当の名前が分かる場合は「採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」までいえると合格です!

◎良い例

企業:「はい、○○商事です。」
学生:「お忙しいところ申し訳ございません。私、○○大学の○○と申します。先ほどお電話をいただいていたようなのですが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
企業:「はい、△△ですね。少々お待ちください。」
学生:「はい、お願いします。」
採用担当:「お電話かわりました。△△です。」
学生:「お忙しいところ申し訳ございません。私、○○大学の○○ですが、先ほどお電話をいただいていたようですので折り返させていただきました。」

採用担当が電話を取り次いだ時にももう一度名前を名乗りましょう!

これでこちらからかけなおすパターンは完璧です!

②電話を受けるパターン

電話をかけるときはあらかじめ話したいことを準備することができるのですが、かかってきた場合は突発的に分からないことを聞かれたりするので、慌ててしまいがちです。

ですのでいつ電話がかかってきてもベストな対応が出来るように対応方法やマナーをしっかり把握しておきましょう!

×悪い例

学生:「もしもし?」
企業:「私、●●商事の△△です。○○さんですか?」
学生:「そうですけど。」
企業:「この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「はい。」
企業:「それでは次の面接の日時を…」

これも先ほどと同じで名前を名乗っていないのですごく印象が悪いです。

また、受け答えもぶっきらぼうで、この人は本当にウチに入りたいのかな?という印象をもたれてしまいます。

面接通過などの知らせの場合は少し大げさなくらいに「ありがとうございます!」といえば印象はかなりよくなります。

◎良い例

学生:「はい○○です。」
企業:「私、●●商事の△△です。この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「ありがとうございます!!」
企業:「それでは次の面接の日時を…」

まずは電話に出るときに名前を名乗りましょう!名前を名乗ることで話も早くなり、スムーズに会話を進めることが出来ます。

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